De empleado a empresario … el primer cambio es de mentalidad!

Esta es la primera de  una serie de publicaciones "De Empleado a Empresario" motivada por la invitación que recibiera del #ClubLecturaDI que promueven en Twitter @DINEROIDEASRD y @Turitus.  Les agradezco a ellos la oportunidad de compartir un poco mañana martes 28 de enero, con tanta gente valiosa que interactua en ese grupo.  Esta información resumen un poco de lo que discutiremos ahí. Te invitamos a la vez a seguirlos a ellos y a nosotros por @xiomifrias y @be_inspired_now

En los últimos años se han evidenciado crisis económicas más frecuentes, aumento del desempleo y una fiebre de moda por emprender….todo el mundo quiere tener su propio negocio y sobre todo ser denominado “emprendedor”.  No todo empresario es emprendedor, pero esto ese punto será tema de una entrada posterior.

Sé que muchos, como yo en su momento, aspiramos a independizarnos, a no aguantar más empleos monótonos, dejar supervisores que no nos valoran, querer ganar más dinero y ser más felices haciendo lo que queremos, cierto?

Sin embargo, nuestras estadísticas reflejan que más del 90% de los negocios que inician en nuestro país, cierran sus operaciones antes de completar el primer año. 

Y es que, fuera de razones exógenas, de un medioambiente que no controlamos, hay muchas otras razones para esos fracasos que tienen en mucho que ver con la diferencia de mentalidad y el manejo que existe entre ser empleado (aún sea en posiciones de liderazgo), que ser profesional independiente (freelance) o empresario.  Yo he pasado por las tres etapas, he sentido y sudado la diferencia en la labor de dirigir y escalar Inspire y gracias a Dios he contado con apoyo y apertura para los cambios necesarios…pero como diría el humorista Ñonguito: “no e’ fácil”!!

Muchas de las reflexiones y lecciones aprendidas en este sentido han sido resultado de mi experiencia personal; muchas otras de mi trabajo de acompañamiento y consultoría de emprendedores; y otras más de experiencias de aprendizaje, sea como facilitadora o como participante, lo que me recuerda que estas características son entrenables, se pueden aprender y vale la pena por tanto compartirlas con ustedes.

Las hemos clasificado por grupos y hoy estaremos hablando de la parte del dinero…de las finanzas.  Y quisimos comenzar por ahí, porque nuestros estudios reflejan que la mayoría de las veces emprendemos por necesidad y no por oportunidad, lo que nos hace llegar al negocio propio con un hambre de tener rápidamente todo el dinero y los bienes que no hemos podido lograr como empleados, y este es un error grave que nos puede dar muchos dolores de cabezas y llevarnos a una situación financiera peor que la que tenemos ahora.

Separa los bolsillos

Los ingresos y gastos del negocio y los personales tienen que mantenerse totalmente separados. Debes asignarte un salario y simplemente debes transferir de la cuenta de la empresa a la cuenta del emprendedor o dueño del negocio. Igual cualquier otra utilidad que establezcas.  Esto es importante aún tú seas el único empleado.

Tus gastos personales NUNCA deben salir directamente de la cuenta de la empresa. Este es un principio indispensable y el primer cambio de mentalidad que hay que hacer cuando haces la transición de empleado a dueño de negocio.

En cuanto al salario a fijarse, probablemente no sea el deseable al inicio del negocio, de hecho, es casi seguro que pueda ser aún menor que lo que ganabas como empleado.  Esto implica que requieres de mucha planificación,  disciplina y respeto al lo que corresponde a la empresa, igual que si tú no fueras el dueño.

Si esperas que la empresa te mantenga, quizás lo que debes es simplemente trabajar como profesional independiente, pero no tener una empresa.  Esto último implica mayores compromisos fiscales y pagos al Estado que como empleado corresponderían reportar, pero también garantizar dejar fondos para reinvertir, garantizar el funcionamiento y el crecimiento del negocio.  Hay muchas cosas que calcular!

Los emprendedores que quieren tener éxito y crecer con una empresa, van a requerir de un buen plan de austeridad inicial en sus gastos personales.

En esta parte de las finanzas, es indispensable organizarse y llevar los registros contables necesarios para la claridad del negocio. Aunque esto implique el pago de una iguala (lo que es un costo adicional para la empresa), si usted no maneja de forma efectiva este renglón, mi sugerencia es que contrate a alguien de su confianza para ello. Mientras las transacciones no sean muchas al inicio, puede llegar a algún arreglo con el profesional que le llevaría los libros para no cargar tanto a la empresa en la primera etapa.  Es importante que busques a una persona que tenga experiencia y vasto conocimiento del tema impositivo y que pueda hacer los reportes correspondientes de impuestos y pagos a la DGII.  De esto dependerá en parte que puedas seguir operando legalmente y puedas facturar sin problema.

Aprende a diferenciar ingresos de ganancias

Para ser empresario debes aprender a diferenciar estos 2 puntos:

Los ingresos, que es todo aquello que cobras, entras en la caja o cuenta, como resultado generalmente de tus ventas.

Las ganancias son solamente una porción de esos ingresos; es lo que queda cuando restas del ingreso todos los costos, fijos y variables.   El hecho de que en algún momento tengo mucho efectivo en banco no quiere decir que eso está “disponible” para retirarlo o utilizarlo, mucho menos para sacarlo como ganancia para tu uso personal. No te confundas!

Pero aún tengas claro ya que son ganancias, no necesariamente son para distribuirlas (en caso de varios socios) o para sacarlas y gastarlas.  Las empresas en sus inicios crecen solamente cuando parte de esos beneficios se reinvierten en el área que más requiera el negocio.  Desde comprar nuevas maquinarias, tener mayor inventario, realizar una campaña de mercadeo, hacer un programa de captación de nuevos clientes, entre otros.

Es por eso que la recomendación es fijarse un sueldo bajo o moderado en principio y sacar lo menos posible de las ganancias de la empresa.

Lleva tus propios registros

Es importante que lleves un registro, además de los que puede ir llevando el contador, de las ventas, costos y otros datos de todos los productos o servicios que ofreces.

Llevar hojas de Excel con cada diferente proyecto, producto, servicio, puede ser de gran utilidad para entender cómo funciona, pero también cómo mejorar la economía del negocio, y por tanto al final, la de tu propio bolsillo.

Es importante analizar por ejemplo cuáles son los productos o servicios más vendidos y cuáles son los que te dejan mayores beneficios.  Estos registros te permiten tomar decisiones importantes con respecto al modelo de negocio de la empresa y a lo que más deberías ofrecer.

No hay que dejar de lado la parte de los registros que te permiten llevar el flujo de efectivo, las conciliaciones de las cuentas de banco, cuentas por pagar y cuentas por cobrar.  Al final, la importancia de llevar registros siempre está en desarrollar la capacidad de tomar decisiones en base a los resultados que nos muestran y hacer los ajustes en la planeación estratégica del negocio.  No es solamente para tener en orden la contabilidad, o para avalar las declaraciones de impuestos o tener de aval para solicitudes de financiamiento; todo esto es super importante, pero lo más importante es la información que estos reportes te arrojan para tomar decisiones.

Por tanto, una de las habilidades técnicas que es casi obligatorio aprender, es entender la información contable.  Para el que quiere tener un negocio no vale la frase de que “no me gustan los números”.  Yo fui una de esas...si yo he podido, tú también puedes!

Y como la mayoría de mis mentores me advirtió, el ejercicio de este último año y medio me ha permitido tener un aprendizaje que nos está llevando a hacer cambios importantes en el modelo de negocio y manejo de INSPIRE (www.beinspirednow.biz) ... gracias a Dios hemos superado la estadística del 1er. año y seguimos creciendo!

Hasta la próxima ... no pierdas nunca la inspiración de ser y estar mejor!

Xiomi